Die formellen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung

(SJ) Neben der Nettomiete können die Mietvertragsparteien die Zahlung der Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung vereinbaren. Über die Vorauszahlung ist gemäß §§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB jährlich abzurechnen. Nach ständiger Rechtsprechung des BGH (z.B. 20.01.2021, Az.: XII ZR 40/20) „genügt eine Nebenkostenabrechnung den an sie in formeller Hinsicht zu stellenden Anforderungen, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht, also eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Soweit keine besonderen Abreden getroffen sind, sind in die Abrechnung als Mindestangaben eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen aufzunehmen.“ Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Geht die Abrechnung dem Mieter erst nach Ablauf dieser Abrechnungsfrist zu, ist er zur Zahlung der Nachforderung nicht mehr verpflichtet. Dies trifft insbesondere auch dann zu, wenn die Betriebskostenabrechnung zwar erstellt und fristgerecht zugesandt wurde, die Abrechnung den formellen Anforderungen jedoch nicht entspricht. Im Weiteren kann jede Partei gemäß § 560 Abs. 4 BGB einseitig eine Veränderung der Höhe der Betriebskostenvorauszahlung im Rahmen der erstellten Betriebskostenabrechnung geltend machen. Wie problematisch dies im Einzelfall ist, hat nunmehr das AG Hanau beschrieben:

In dem Verfahren hatten die Vermieter über die Vorauszahlung der Betriebskosten für das Abrechnungsjahr 2023 abgerechnet und forderten einen Nachzahlungsbetrag in Höhe von 133,14 €. Die Mieterin zahlte den Nachzahlungsbetrag nicht. Im Jahr 2024 zahlte sie zudem einen Teil der Betriebskostenvorauszahlungen nicht. Dies begründete sie mit der nicht gewährten Belegeinsicht für die Betriebskostenabrechnung 2021 sowie die Nichtabrechnung der Betriebskostenvorauszahlung 2022. Die Vermieter klagten daraufhin im Jahr 2025 den Nachzahlungsbetrag für 2023 sowie die in 2024 teilweise nicht geleisteten Vorauszahlungen ein. Das AG Hanau wies die Klage bezüglich der Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung 2023 ab, gab den Vermietern jedoch bezüglich der geforderten Vorauszahlungen 2024 Recht (Az.: 32 C 37/24 vom 11.04.2025). Was war geschehen? Die Vermieter hatten in der Betriebskostenabrechnung teilweise „Anz.“ als Verteilerschlüssel angegeben. Zwar wurde „Anz.“ in der Abrechnung dahingehend erläutert, dass es sich um die Anzahl handelte. Unklar blieb jedoch, ob es sich um die Personenanzahl oder um etwa die Anzahl der Wohnungen handelte. Dies wurde zusätzlich erschwert, da die Angaben auch in der Höhe voneinander abwichen. Das Amtsgericht beanstandete daher die so abgerechneten Positionen als nicht formell ordnungsgemäß, so dass sie aus der Abrechnung herauszurechnen waren. Das wiederum führte jedoch dazu, dass die Mieterin keine Nachzahlung schuldete.

Anders sah es das Gericht jedoch für die Vorauszahlungen. Die Abrechnungsfrist für das Jahr 2024 war im Jahr 2025 noch nicht abgelaufen, so dass die Vermieter die vertraglich vereinbarten Vorauszahlungen einfordern konnten. Die Einwendungen zur nicht erfolgten Belegeinsicht der Abrechnung 2021 bzw. Nichterhalt der Abrechnung für das Jahr 2022 würden allenfalls zu einem temporären Zurückbehaltungsrecht der Vorauszahlungen gem. § 273 Abs. 1 BGB führen. Ein Recht auf Kürzung der Vorauszahlung aufgrund dieser Begründung bestehe jedoch nicht.

Erkenntnis: Sowohl die gesetzlich vorgegeben Fristen als auch die seitens des BGH vorgegebenen Formvorschriften sollten dringend eingehalten werden, um eine Nachzahlung seitens des Mieters zu sichern.

© Sabine Jung

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